定款の認証を受けよう

公証役場で定款の認証を受けるポイントを解説いたします。

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公証役場へ定款の認証に出かけよう

 作成した定款は、公証人役場で認証を受けてはじめて登記申請する資格を得ます。定款の認証とは、「定款の記載内容が、定められたとおりに記載され、正規の手続きを踏んでいる」と公の機関である公証人が証明することです。

 公証人のいる事務所を公証役場(または公証人役場)といい、定款の認証はこの公証役場に出向いて行います。

 認証事務は、会社の本店の所在地を管轄する法務局または地方法務局所属の公証人が行うことになっています。

 つまり
 京都府京都市で株式会社を設立するならば、京都府内の公証役場ならばどこでもOKです。(京都でも、宇治でも、舞鶴でも、福知山の公証役場でもかまいません。)

定款の認証を受ける前に・・・

 公証人役場へ定款の認証を受ける前に、もう一度定款を見直しましょう。
 特にチェックすべき事項は次の3点です。

(1) 類似商号調査はきちんと行ったか?

 公証人は類似商号調査には一切関わってくれません。同一住所に同じ名称の会社が既に存在していたとしても公証人は何のアドバイスもしてくれないのです。定款の認証後に類似商号が見つかってしまうと、今までの作業がすべて無駄になってしまいます。

(2) 事業目的について管轄法務局のアドバイスは受けたか?

 公証人の認証を受けた定款の目的が、登記申請の際に法務局で認められるとも限りません。登記できなければ今までの作業・経費がすべて無駄になってしまいます。目的の記載内容について法務局に必ず確認を取っておいて下さい。

 役所への許認可が必要な事業を行う場合は、その役所への確認も行いましょう。

(3) 絶対的記載事項はすべて記載されているか?

 絶対的記載事項が欠けていると、認証を受けてもその定款は有効なものになりません。まあ、絶対的事項が欠けている(明らかに間違っている)定款をもっていっても、公証人が「●●の記載がない」とアドバイスしてくれると思いますので、それほど神経質になる必要はないです。(その代わり、自宅に戻って作成し直しということになります)。

公証役場には誰が行く?

 定款の認証に必要な書類がそろったら、公証役場に出向きます。原則的には、定款に記載されている発起人全員が出頭することになっています。しかし発起人が多ければ、全員がそろって出頭することは日程がなかなか合わず、難しいかもしれません。

 そういった人は・・・

  • 発起人の1人が代表として出頭する
  • 代理人をたてる

 のどちらかになります。

定款認証にもっていくものは?

 公証人役場に出頭するときには、以下のものを持参します。

  • 定款3通
  • 4万円の収入印紙
  • 認証手数料5万円(現金)、謄本証明料2000円程度(用紙1枚当たり250円)
  • 発起人全員の印鑑証明書各1通
  • 委任状(発起人で公証人役場に出向かない人がいる場合)
  • 代理人の印鑑および印鑑証明書(出頭するのが発起人なら不要)
  • 出頭する発起人または代理人の印鑑(収入印紙への消印用。認め印で可)

 上で述べている必要書類ですが、誰が公証人役場に手続に出向くかによって必要書類が異なります。下に表にしてまとめてありますので参考にしてください。

  発起人全員が出向く場合 発起人の代表が出向く場合 発起人以外の第三者が出向く場合

定款3通

発起人全員の印鑑証明書各1通

委任状

代理人の印鑑及び印鑑証明書

×

×

4万円の収入印紙

認証手数料5万円

謄本証明料(2000円前後)

収入印紙の消印に使用する印鑑
(認印でOK)

 なお、法人が発起人となっている場合、公証人役場によっては登記簿謄本を要求されることがありますので、念のため用意しておきましょう。

認証手続きの手順

 公証人は提出された定款の記載に誤りがないかどうか、入念にチェックします。もし、訂正すべき個所が見つかると、その部分を指摘してもらえます。

 訂正箇所には、発起人があらかじめ押しておいた捨印の下に「2頁目3行目4字削除2字加入」などと記載されます。そのうえで、記載されるべきことが漏れなく書かれていれば、認証をしてくれます。

 受理が決まったら、3通のうち、公証人の保管用にする定款の表紙裏面に所定の収入印紙を貼付し消印します。この定款が原本となります。残りの定款2通は返却され、そのうち「謄本」と朱印された方は、後日法務局に提出します。残りの1通は会社の保存用となります。

 会社保存原本は非常に大切なものです。官公署や銀行へ提出が必要になった場合は、これをコピーして渡すことになります。なくさないよう、汚さないよう、きちんと保管しておきましょう。

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